Перемещение офиса - Подготовка переезда

1

Перемещение офиса. Дайте задания персоналу. Постарайтесь сделать это как минимум за шесть-двенадцать месяцев до переезда, особенно если вы перевозите большой офис со значительным числом сотрудников. Вы можете выбрать человека, который будет «боссом переезда», и возглавить команду по перевозке офиса, или вы можете назначить нескольких человек на руководящие должности, чтобы они несли ответственность за передислоцирование офиса. Назначение ролей персоналу поможет обеспечить плавное и безопасное перемещение компании.

Руководитель переселения должен быть тем, кто достаточно опытен, чтобы иметь возможность принимать решения и кто может делать несколько вещей сразу. Убедитесь, что этот человек может мотивировать и хорошо общаться с другими сотрудниками, поскольку он будет разговаривать с персоналом, риэлтором и всеми другими заинтересованными сторонами.

Поделитесь своим бюджетом на переезд с командой переезда, чтобы они знали сколько у них денег. Убедитесь, что вы периодически общаетесь с группой по переезду (если вы не в команде), чтобы убедиться, что все идет гладко.

Вы также можете использовать существующие роли в компании для создания команды по переезду. Например, назначьте менеджера начальником переезда, так как он наиболее опытен среди ваших сотрудников.

2

Помните о наличии инвентаря. Вам нужно сделать инвентарь и точно знать, сколько инвентаря у вас есть в компании. Сделайте учет всего инвентаря и офисных принадлежностей, чтобы учесть все предметы, которые больше не используются. Отметьте, что они не будут перевезены на новое место. Это поможет вам понять, сколько инвентаря и расходных материалов будет перемещено и сколько из них будет удалено.

Храните документацию инвентаризации. Пройдите через каждый отдел или офисное пространство и укажите объекты, которые нужно переместить, и объекты, которые не будут перемещены.

Это особенно важно, если вы перемещаете файлы и документы клиентов, которые вы не хотите потерять во время переезда. Вы можете поручить команде по перевозке офиса скопировать наиболее важные документы и сохранить копии в безопасности.

3

Создайте расписание для перемещения офиса. Нарисуйте подробное расписание в хронологическом порядке по перемещению, как вы ранее консультировались с командой по переезду. Если вы планируете использовать профессиональных грузчиков, вы должны связаться с ними как можно скорее. Уточните время и дату переезда, и узнайте доступны ли перевозчики в это время.

Вы должны зарезервировать дату для профессиональных перевозчиков по крайней мере за две недели до запланированной даты переезда. Это даст вам много времени на подготовку.

Решите заранее, будут ли грузчики упаковывать все в офисе, или работникам придется носить вещи в коробках и папках. Взгляните на свой бюджет и выберите вариант, который позволит вам оставаться в нем.

4

Сделайте план помещения в соответствии с новым местоположением. После того, как у вас есть график переезда, вы должны обсудить с командой по переезду, а также с руководителями персонала создание плана нового офиса. В нем следует отметить, где будет располагаться каждый отдел. Рассмотрен наиболее практичный и эффективный способ размещения основных отделов офиса.
Например, вы можете разместить IT-комнату в непосредственной близости от серверной комнаты, поскольку они, скорее всего, будут нуждаться в доступе в эту комнату больше, чем в любом другом отделе.

Вы также можете изменить организацию персонала в новом офисе. Например, вы можете перейти на план размещения с открытым пространством вместо использования отдельных комнат. Это будет стимулировать общение и взаимодействие среди сотрудников.